1
00:00:00,480 --> 00:00:03,200
Hei, mitt navn er Lena og jeg jobber

2
00:00:03,210 --> 00:00:06,020
på Barnehage og utdanningsavdelingen

3
00:00:06,030 --> 00:00:08,800
i seksjonen for barnehage og skolemiljø.

4
00:00:09,860 --> 00:00:12,160
Jeg skal snakke litt om våre erfaringer

5
00:00:12,170 --> 00:00:15,070
med tilsyn på området, skolemiljø

6
00:00:15,110 --> 00:00:18,100
og internkontroll. Etter et par

7
00:00:18,110 --> 00:00:20,870
år med fellesnasjonale tilsyn på dette

8
00:00:20,880 --> 00:00:23,240
området har vi fått noen erfaringer som

9
00:00:23,250 --> 00:00:25,100
vi ønsker å dele med dere.

10
00:00:28,020 --> 00:00:30,010
Litt om innholdet for denne

11
00:00:30,020 --> 00:00:30,870
presentasjonen.

12
00:00:31,970 --> 00:00:34,340
Utdanningsdirektoratet utarbeider et

13
00:00:34,350 --> 00:00:36,680
fellesnasjonalt tilsyn for

14
00:00:36,690 --> 00:00:39,010
perioden 2022 til

15
00:00:39,050 --> 00:00:41,320
 2025, der temaet er

16
00:00:41,330 --> 00:00:43,060
internkontroll og skolemiljø.

17
00:00:44,050 --> 00:00:46,750
Bakgrunnen for tilsynstemaet er at

18
00:00:46,760 --> 00:00:49,410
erfaring fra tilsyn og håndheving

19
00:00:49,420 --> 00:00:51,750
saker viser stor sannsynlighet for

20
00:00:51,760 --> 00:00:53,741
regelverksbrudd på dette området.

21
00:00:55,061 --> 00:00:57,751
Udir ønsker en nasjonal oversikt for å få

22
00:00:57,761 --> 00:01:00,641
kunnskap om tilstanden. Derav

23
00:01:00,651 --> 00:01:02,731
har vi fellesnasjonale tilsyn.

24
00:01:04,451 --> 00:01:07,431
Statsforvalteren gir Oslo og Viken har så

25
00:01:07,441 --> 00:01:09,931
langt hatt 18 tilsyn med dette

26
00:01:09,941 --> 00:01:12,811
temaet i 2022 og 23.

27
00:01:13,791 --> 00:01:16,121
Og basert på disse tilsynene har vi gjort

28
00:01:16,131 --> 00:01:18,561
oss noen erfaringer, og vi ser at det er

29
00:01:18,571 --> 00:01:21,461
noen ting som går igjen. Vi

30
00:01:21,471 --> 00:01:23,921
tenkte derfor å ha en gjennomgang på hva

31
00:01:23,931 --> 00:01:26,821
det er vi ofte ser i kommuner, og basert

32
00:01:26,831 --> 00:01:29,161
på dette kommer med noen anbefalinger på

33
00:01:29,171 --> 00:01:31,321
området som gjelder internkontroll.

34
00:01:32,491 --> 00:01:35,241
Fokuset i denne presentasjonen er

35
00:01:35,251 --> 00:01:36,911
dermed internkontroll.

36
00:01:40,411 --> 00:01:42,951
Her er den relevante bestemmelsen i

37
00:01:42,961 --> 00:01:45,811
kommuneloven, og den finner vi i

38
00:01:45,851 --> 00:01:48,361
lovens paragraf 25-1.

39
00:01:48,741 --> 00:01:51,271
som lovfester. Kravene som stilles til

40
00:01:51,281 --> 00:01:53,771
kommunens eller fylkeskommunens

41
00:01:53,781 --> 00:01:54,651
internkontroll.

42
00:01:58,071 --> 00:02:00,801
Dette som er markert i farger, er det med

43
00:02:00,811 --> 00:02:03,531
i hovedsak vurderer i våre tilsyn.

44
00:02:04,581 --> 00:02:07,471
Det som er markert i gult er de

45
00:02:07,481 --> 00:02:10,111
mer generelle kravene til

46
00:02:10,251 --> 00:02:13,211
internkontrollen, som er det at en skal

47
00:02:13,221 --> 00:02:16,151
være systematisk og at den må tilpasses

48
00:02:16,191 --> 00:02:16,941
virksomheten.

49
00:02:19,241 --> 00:02:21,861
Det som er markert i rosa, er det vi

50
00:02:21,871 --> 00:02:24,531
vurderer mer konkret i tilsynene.

51
00:02:24,671 --> 00:02:27,501
Altså risikovurderinger, rutiner og

52
00:02:27,511 --> 00:02:30,001
prosedyrer. Om kommunen

53
00:02:30,011 --> 00:02:32,701
avdekke og følge opp avvik og risiko for

54
00:02:32,711 --> 00:02:35,641
avvik og evaluere over

55
00:02:35,651 --> 00:02:38,242
behov for bedre skriftlige prosedyrer og

56
00:02:38,252 --> 00:02:40,202
andre tiltak for internkontroll.

57
00:02:42,082 --> 00:02:44,652
I hovedsak er jo alt i bestemmelsen

58
00:02:44,662 --> 00:02:46,852
relevant for våre tilsyn, men

59
00:02:46,862 --> 00:02:49,852
spørsmålet vi jobber ut ifra i tilsynene

60
00:02:49,862 --> 00:02:52,252
våre følger den lilla markeringen her.

61
00:02:53,792 --> 00:02:56,342
Jeg skal ikke gå så dypt på innholdet

62
00:02:56,352 --> 00:02:58,302
eller det faglige innholdet i disse

63
00:02:58,312 --> 00:03:00,882
kravene, da vi har en egen presentasjon

64
00:03:00,892 --> 00:03:03,662
om dette. Men jeg vil som nevnt gå

65
00:03:03,672 --> 00:03:06,272
gjennom våre funn på disse områdene og

66
00:03:06,282 --> 00:03:08,362
komme med noen anbefalinger til

67
00:03:08,402 --> 00:03:09,272
internkontrollen.

68
00:03:13,432 --> 00:03:16,192
Her ser dere kontrollskjemaet v jobber

69
00:03:16,202 --> 00:03:18,922
etter på våre tilsyn. Dette

70
00:03:18,932 --> 00:03:21,542
bildet gjelder varslingsplikten

71
00:03:21,592 --> 00:03:24,262
innenfor aktivitetsplikten, som da er

72
00:03:24,272 --> 00:03:26,322
regulert i opplæringsloven

73
00:03:26,792 --> 00:03:28,772
paragraf 9a-4.

74
00:03:31,122 --> 00:03:33,992
Nederst, så finner dere de

75
00:03:34,002 --> 00:03:36,672
 2 spørsmålene som gjelder, kommunens

76
00:03:36,682 --> 00:03:38,682
internkontroll og den...

77
00:03:39,622 --> 00:03:42,082
Spørsmålet der er nemlig da, om kommunens

78
00:03:42,092 --> 00:03:44,882
internkontroll sikre regeletterlevelse på

79
00:03:44,892 --> 00:03:47,742
dette området. Hensikten

80
00:03:47,752 --> 00:03:49,402
med dette bildet er å vise dere

81
00:03:49,412 --> 00:03:52,112
sammenhengen mellom delpliktene og

82
00:03:52,122 --> 00:03:54,872
internkontrollen. Vi skal se

83
00:03:54,882 --> 00:03:57,102
nærmere på de spørsmålene som omhandler

84
00:03:57,112 --> 00:03:59,712
internkontroll som er markert i rødt her.

85
00:04:03,942 --> 00:04:06,522
Som dere ser, så lyder første spørsmål

86
00:04:06,562 --> 00:04:08,862
som følger: er kommunens

87
00:04:08,872 --> 00:04:11,482
internkontroll tilpasset for å hindre

88
00:04:11,492 --> 00:04:14,202
eller forebygge brudd på varslings,

89
00:04:14,212 --> 00:04:16,402
undersøkelses og tiltaksplikten?

90
00:04:17,672 --> 00:04:20,503
Her har vi valgt å dele inn spørsmålet i

91
00:04:20,513 --> 00:04:22,903
 2 konkrete krav som stilles til

92
00:04:22,913 --> 00:04:25,583
kommunens internkontroll. Nemlig

93
00:04:25,593 --> 00:04:28,003
kommunens risikovurderinger og

94
00:04:28,013 --> 00:04:30,603
kommunens rutiner og prosedyrer,

95
00:04:31,033 --> 00:04:32,933
og jeg kommer nærmere tilbake til dette.

96
00:04:36,413 --> 00:04:38,983
Spørsmål 2 lyder som følger:

97
00:04:39,493 --> 00:04:41,853
avdekker og følger kommunen opp med

98
00:04:41,863 --> 00:04:44,533
korrigerende tiltak for å hindre eller

99
00:04:44,543 --> 00:04:47,413
forebygge risikoen for at varslings,

100
00:04:47,453 --> 00:04:50,273
undersøkelses og tiltaksplikten ikke

101
00:04:50,283 --> 00:04:53,273
blir oppfylt. Her har vi også

102
00:04:53,283 --> 00:04:55,853
valgt å dele inn spørsmålet i 2 konkrete

103
00:04:55,863 --> 00:04:58,193
krav som stilles til internkontrollen.

104
00:04:58,813 --> 00:05:01,693
Om kommunen avdekker avvik og risiko for

105
00:05:01,703 --> 00:05:04,333
avvik og om kommunen følger opp ved hjelp

106
00:05:04,343 --> 00:05:07,063
av styringstiltak. Og

107
00:05:07,073 --> 00:05:09,843
da om kommunen evaluerer og ved behov for

108
00:05:09,853 --> 00:05:12,783
bedre prosedyrer og andre tiltak i

109
00:05:12,793 --> 00:05:13,683
internkontrollen.

110
00:05:15,723 --> 00:05:18,033
Jeg vil nå gå litt nærmere inn på våre

111
00:05:18,043 --> 00:05:20,433
funn basert på disse kravene.

112
00:05:23,623 --> 00:05:25,593
Det første jeg skal ta dere gjennom er

113
00:05:25,603 --> 00:05:27,643
kravet til risikovurderinger.

114
00:05:28,833 --> 00:05:30,923
Vi har jo snakket om internkontroll og

115
00:05:30,933 --> 00:05:33,383
bestemmelsens innhold tidligere i en

116
00:05:33,393 --> 00:05:35,063
annen presentasjon, herunder

117
00:05:35,073 --> 00:05:37,953
risikovurdering. Derfor ser jeg kun

118
00:05:37,963 --> 00:05:40,483
noen få stikkord om innholdet i kravene

119
00:05:40,493 --> 00:05:43,103
før jeg utdyper mer om våre funn og

120
00:05:43,113 --> 00:05:45,823
anbefalinger. Med gode

121
00:05:45,833 --> 00:05:48,303
risikovurderinger medfører en mer

122
00:05:48,313 --> 00:05:50,923
treffsikker internkontroll, og det danner

123
00:05:50,933 --> 00:05:53,023
også et grunnlag for for eksempel

124
00:05:53,033 --> 00:05:55,463
utarbeidelse av nødvendige rutiner og

125
00:05:55,473 --> 00:05:58,303
prosedyrer. I kommunal og

126
00:05:58,313 --> 00:06:00,213
moderniseringsdepartement med sin

127
00:06:00,223 --> 00:06:03,173
veileder om kommunelovens internkontroll

128
00:06:03,183 --> 00:06:05,774
bestemmelser står det at kommunen må

129
00:06:05,784 --> 00:06:08,004
gjøre en konkret analyse og

130
00:06:08,014 --> 00:06:10,724
vurdering av sannsynligheten for at lover

131
00:06:10,734 --> 00:06:13,514
og forskrifter ikke følges, og

132
00:06:13,524 --> 00:06:15,524
hvilke konsekvenser dette kan få.

133
00:06:16,954 --> 00:06:19,164
Kommunen må risikovurdere om

134
00:06:19,174 --> 00:06:21,754
aktivitetsplikten blir overholdt i

135
00:06:21,764 --> 00:06:24,554
kommunens skoler, og da også hvilken

136
00:06:24,564 --> 00:06:27,354
risiko som foreligger for at regelverket

137
00:06:27,424 --> 00:06:28,134
ikke følges.

138
00:06:32,744 --> 00:06:35,554
Når det kommer til våre funn på dette

139
00:06:35,564 --> 00:06:37,964
området, så ser vi at noen

140
00:06:37,974 --> 00:06:40,714
kommuner ikke har noen risikovurderinger

141
00:06:40,724 --> 00:06:43,374
innenfor skolemiljø. Vi har

142
00:06:43,384 --> 00:06:45,794
flere ganger sett at kommuner har

143
00:06:45,804 --> 00:06:48,434
risikovurderinger, men at det ikke er

144
00:06:48,444 --> 00:06:50,274
innenfor skole miljøområdet.

145
00:06:51,564 --> 00:06:54,034
I andre tilsyn, så har vi sett at det er

146
00:06:54,044 --> 00:06:56,234
et manglende bevisst forhold til

147
00:06:56,244 --> 00:06:57,184
risikovurderinger.

148
00:06:59,424 --> 00:07:02,174
Når det kommer til kildebruken i disse

149
00:07:02,184 --> 00:07:04,954
risikovurderingene, så ser vi at noen

150
00:07:04,964 --> 00:07:07,414
kommuner kun bruker kilder fra for

151
00:07:07,424 --> 00:07:09,894
eksempel egenvurderinger fra rektorene

152
00:07:09,904 --> 00:07:12,684
sine. Vi ser ofte, at kommunen

153
00:07:12,694 --> 00:07:14,984
hører med hver enkelt rektor om, hvordan

154
00:07:14,994 --> 00:07:17,984
det står til på skolene, og dette kan jo

155
00:07:17,994 --> 00:07:20,964
i seg selv være en sårbar kilde, i

156
00:07:20,974 --> 00:07:23,094
og med at det er veldig personavhengig

157
00:07:23,294 --> 00:07:26,134
hvilken informasjon man får. Vet

158
00:07:26,144 --> 00:07:28,994
rektor om de ansatte faktisk varsler, når

159
00:07:29,004 --> 00:07:31,474
de har mistanke om, at en elev ikke har

160
00:07:31,484 --> 00:07:32,224
det trygt og godt.

161
00:07:34,524 --> 00:07:37,124
Vi ser også, at kommuner ofte har

162
00:07:37,134 --> 00:07:39,684
mangel på informasjon om hvordan det står

163
00:07:39,694 --> 00:07:42,424
til på skolene, eller at de har en

164
00:07:42,434 --> 00:07:44,684
del informasjon om hvordan det står til,

165
00:07:44,734 --> 00:07:46,804
men at man ikke vet hvordan informasjonen

166
00:07:46,814 --> 00:07:49,165
skal brukes til risikovurderinger.

167
00:07:50,555 --> 00:07:52,795
Fordi tilfellene der informasjonen

168
00:07:54,145 --> 00:07:56,335
i forbindelse med risikovurderinger

169
00:07:56,345 --> 00:07:58,645
er innhentet, har vi også sett, at det

170
00:07:58,655 --> 00:08:01,075
mangler en sammenstilling og vurdering av

171
00:08:01,085 --> 00:08:04,055
informasjonen. En ting er å innhente

172
00:08:04,065 --> 00:08:06,015
informasjonen, og det er veldig bra.

173
00:08:06,785 --> 00:08:09,325
Men informasjonen må også vurderes.

174
00:08:10,015 --> 00:08:11,895
Tilsier denne informasjonen at

175
00:08:11,905 --> 00:08:14,805
regelverket etterleves på skolene. Er

176
00:08:14,815 --> 00:08:16,955
det brudd på regelverksetterlevelse,

177
00:08:17,045 --> 00:08:19,265
eller foreligger det en risiko for brutt?

178
00:08:20,525 --> 00:08:22,635
Det er viktig at kommunene vurderer

179
00:08:22,645 --> 00:08:25,265
risikoen ut fra den informasjonen som

180
00:08:25,275 --> 00:08:26,045
innhentes.

181
00:08:28,375 --> 00:08:31,315
Vi ser også at noen kommuner har gjort

182
00:08:31,325 --> 00:08:33,325
en risikovurdering basert på

183
00:08:33,335 --> 00:08:36,005
tilfeldigheter, og at det dermed mangler

184
00:08:36,015 --> 00:08:38,275
på det systematiske arbeidet i det.

185
00:08:39,355 --> 00:08:41,265
Vi minner her om kravet til at

186
00:08:41,275 --> 00:08:43,725
internkontrollen skal være systematisk.

187
00:08:44,635 --> 00:08:46,895
Noen kommuner har vurdert at det er en

188
00:08:46,905 --> 00:08:49,195
risiko for at for eksempel ikke

189
00:08:49,205 --> 00:08:51,815
dokumenteres godt nok, eller at

190
00:08:51,825 --> 00:08:54,515
rutiner kan oppfattes på flere ulike

191
00:08:54,525 --> 00:08:56,635
måter, og at man derfor har gjort

192
00:08:56,645 --> 00:08:58,675
endringer i for eksempel rutiner.

193
00:08:59,815 --> 00:09:02,035
Dette er en risikovurdering, men

194
00:09:02,045 --> 00:09:04,055
oppfyller ikke

195
00:09:04,065 --> 00:09:06,875
nødvendigvis kravet til systematikk da

196
00:09:06,885 --> 00:09:09,135
det kan være for tilfeldig eller

197
00:09:09,145 --> 00:09:10,185
hendelsesbasert.

198
00:09:12,085 --> 00:09:14,135
Vi har også sett at kommuner sender inn

199
00:09:14,145 --> 00:09:16,535
planer for risikovurderinger innenfor

200
00:09:16,545 --> 00:09:19,395
skolemiljø området, men at disse likevel

201
00:09:19,405 --> 00:09:21,385
ikke alltid har blitt gjennomført.

202
00:09:26,205 --> 00:09:28,435
Basert på disse funnene har vi noen

203
00:09:28,445 --> 00:09:30,235
anbefalinger når det kommer til

204
00:09:30,245 --> 00:09:33,086
risikovurderinger. For det første,

205
00:09:33,126 --> 00:09:35,956
så anbefaler vi å ha et bevisst forhold

206
00:09:35,966 --> 00:09:38,266
til hva risikovurderinger er for noe.

207
00:09:39,286 --> 00:09:42,056
Ha en plan for hvordan dere gjør

208
00:09:42,066 --> 00:09:44,346
risikovurderinger innenfor skolemiljø.

209
00:09:45,046 --> 00:09:47,326
Når dere skal gjøre risikovurderinger og

210
00:09:47,336 --> 00:09:49,206
hva dere skal risikovurdere.

211
00:09:50,616 --> 00:09:53,026
Vurderer regelverksetterlevelsen og

212
00:09:53,036 --> 00:09:55,896
fare for eventuelle regelverksbrudd.

213
00:09:56,806 --> 00:09:59,646
Hvor er det fare for at man bryter

214
00:09:59,656 --> 00:10:02,306
regelverket og gjelder det på alle

215
00:10:02,316 --> 00:10:03,476
skoler, for eksempel.

216
00:10:04,836 --> 00:10:07,576
Kanskje planen for risikovurderinger må

217
00:10:07,586 --> 00:10:10,236
inn i kommunens årshjul for å

218
00:10:10,246 --> 00:10:12,586
sikre også kravet til systematikk.

219
00:10:14,906 --> 00:10:17,096
Gjennomfør risikovurderinger på

220
00:10:17,106 --> 00:10:18,856
regelverksetterlevelse av

221
00:10:18,866 --> 00:10:20,896
aktivitetsplikten i skolene.

222
00:10:22,206 --> 00:10:25,086
Hensikten er å tilpasse internkontrollen,

223
00:10:25,096 --> 00:10:28,016
der risikoen er størst. Derfor

224
00:10:28,026 --> 00:10:30,046
er det da også nødvendig å kjenne til

225
00:10:30,056 --> 00:10:32,616
risikoområdene både innad i

226
00:10:32,626 --> 00:10:35,226
kommunen, men også ute i skolene.

227
00:10:39,826 --> 00:10:42,716
Sørg for å ha et bredere grunnlag

228
00:10:42,726 --> 00:10:45,256
i risikovurderingen å benytte flere

229
00:10:45,266 --> 00:10:48,036
kilder i denne. Dere

230
00:10:48,046 --> 00:10:50,616
må innhente informasjon som avdekker

231
00:10:50,626 --> 00:10:52,896
avvik og risiko for avvik og

232
00:10:52,906 --> 00:10:55,336
utdanningsdirektoratet sier blant annet

233
00:10:55,346 --> 00:10:57,586
at de jevnlige stikkprøver og jevnlige

234
00:10:57,596 --> 00:11:00,316
kontroller vil være nødvendig for å kunne

235
00:11:00,326 --> 00:11:02,946
avdekke avvik. Mulige

236
00:11:02,956 --> 00:11:05,186
kilder, men her kan ta i bruk er for

237
00:11:05,196 --> 00:11:08,026
eksempel egenvurderinger fra rektorer

238
00:11:08,036 --> 00:11:09,446
eller skolens ansatte.

239
00:11:10,376 --> 00:11:12,496
Meldinger i avvikssystem.

240
00:11:13,376 --> 00:11:16,207
Antall 9a-saker på skolene.

241
00:11:17,177 --> 00:11:19,697
Vedtak fattet fra statsforvalteren.

242
00:11:20,467 --> 00:11:23,357
Stikkprøver. Eller informasjon

243
00:11:23,367 --> 00:11:25,547
fra andre roller i skolene

244
00:11:25,967 --> 00:11:28,387
med mer. Bruk den

245
00:11:28,397 --> 00:11:30,657
informasjonen i risikovurderingene.

246
00:11:32,137 --> 00:11:34,427
Vær også bevisst på hvilken informasjon

247
00:11:34,437 --> 00:11:37,067
dere faktisk sitter på. Hva har dere

248
00:11:37,077 --> 00:11:39,407
manglet av informasjon og om det er mulig

249
00:11:39,417 --> 00:11:41,707
å skaffe den informasjonen dere savner.

250
00:11:41,717 --> 00:11:44,697
I tillegg så bør man

251
00:11:44,707 --> 00:11:47,327
ha et system for sammenstilling eller

252
00:11:47,337 --> 00:11:49,897
dokumentasjon av risikovurderingene som

253
00:11:49,907 --> 00:11:52,687
gjennomføres. Som tidligere

254
00:11:52,697 --> 00:11:54,657
nevnt, så vil jo ikke være tilstrekkelig

255
00:11:54,667 --> 00:11:56,907
og kun innhente informasjon hvis man ikke

256
00:11:56,917 --> 00:11:59,067
aktivt bruker denne til å vurdere

257
00:11:59,077 --> 00:12:01,597
risikoen for regelverksbrudd på skolene.

258
00:12:03,347 --> 00:12:05,617
Se også kravet til

259
00:12:05,657 --> 00:12:08,147
dokumentasjon i sammenheng med kommunens

260
00:12:08,157 --> 00:12:10,567
størrelse og organisering,

261
00:12:10,607 --> 00:12:13,567
og da er det lurt å se på bestemmelsen om

262
00:12:13,577 --> 00:12:15,437
internkontroll i en helhet.

263
00:12:20,077 --> 00:12:22,477
Løpende i denne presentasjonen så har jeg

264
00:12:22,487 --> 00:12:25,467
lagt inn noen refleksjonsspørsmål

265
00:12:25,507 --> 00:12:27,997
som kan være greit å ta med

266
00:12:28,007 --> 00:12:30,597
seg til kommunen og diskutere

267
00:12:30,607 --> 00:12:33,277
litt internt på hvordan man gjør det

268
00:12:33,667 --> 00:12:36,657
selv. Jeg skal ikke gå nærmere inn

269
00:12:36,667 --> 00:12:38,817
på spørsmålet, annet enn å lese de opp.

270
00:12:40,007 --> 00:12:42,617
Og det første er, hva har dere på plass

271
00:12:42,657 --> 00:12:45,077
av risikovurderinger? Hvilke kilder tar

272
00:12:45,087 --> 00:12:47,897
dere i bruk? Er det et systematisk arbeid

273
00:12:48,287 --> 00:12:49,977
på hvilke områder har dere

274
00:12:49,987 --> 00:12:52,727
risikovurderinger? Og hvor ligger

275
00:12:52,737 --> 00:12:55,717
utviklingspotensial i deres kommune?

276
00:13:00,688 --> 00:13:02,768
Så går jeg videre til kravet som

277
00:13:02,778 --> 00:13:05,268
omhandler rutiner og prosedyrer.

278
00:13:09,348 --> 00:13:12,238
Kommunen må ha nødvendige rutiner og

279
00:13:12,248 --> 00:13:14,948
prosedyrer der hensikten er å sikre

280
00:13:14,958 --> 00:13:16,318
regelverksetterlevelse.

281
00:13:17,458 --> 00:13:20,418
Kravet om det å ha rutiner og prosedyrer

282
00:13:20,428 --> 00:13:22,338
må sees i sammenheng med de øvrige

283
00:13:22,348 --> 00:13:24,738
kravene i internkontroll bestemmelsen.

284
00:13:25,738 --> 00:13:28,018
Hva som er nødvendige rutiner og

285
00:13:28,028 --> 00:13:30,798
prosedyrer må avgjøres ut fra en konkret

286
00:13:30,808 --> 00:13:32,958
vurdering basert på blant annet

287
00:13:32,968 --> 00:13:33,998
risikovurderinger.

288
00:13:38,728 --> 00:13:41,218
Våre funn når det gjelder rutiner og

289
00:13:41,228 --> 00:13:44,038
prosedyrer: Vi ser at alle

290
00:13:44,048 --> 00:13:46,218
kommuner stort sett har skriftlige

291
00:13:46,228 --> 00:13:49,178
rutiner innenfor aktivitetsplikten, og

292
00:13:49,188 --> 00:13:51,708
dette er bra. Men vi ser

293
00:13:51,718 --> 00:13:54,298
likevel en variasjon i de rutinene man

294
00:13:54,308 --> 00:13:56,868
har laget. Noen kommuner

295
00:13:56,878 --> 00:13:59,428
har detaljert og rutiner, og i flere

296
00:13:59,438 --> 00:14:01,628
tilfeller så kjenner de ansatte ikke 

297
00:14:01,638 --> 00:14:03,998
godt nok til innholdet i rutinene.

298
00:14:05,068 --> 00:14:07,818
Andre kommuner har mangel fulle rutiner,

299
00:14:08,078 --> 00:14:10,928
og noen har flere forskjellige rutiner

300
00:14:10,938 --> 00:14:13,108
som gjelder for ulike områder.

301
00:14:14,348 --> 00:14:16,738
Det kan være utfordrende da det ikke

302
00:14:16,748 --> 00:14:19,038
alltid er samsvar med rutinene som

303
00:14:19,048 --> 00:14:21,618
finnes, eller fordi det gis ulik

304
00:14:21,628 --> 00:14:23,898
informasjon i de ulike rutinene.

305
00:14:25,328 --> 00:14:27,228
Dette er noe som kan være egnet til å

306
00:14:27,238 --> 00:14:29,778
skape forvirring, og ansatte kan dermed

307
00:14:29,788 --> 00:14:32,708
også overse relevant informasjon i de

308
00:14:32,718 --> 00:14:34,938
forskjellige dokumentene og ikke få med

309
00:14:34,948 --> 00:14:36,058
seg viktige nyanser.

310
00:14:37,828 --> 00:14:40,378
I noen kommuner, så har kommunen valgt å

311
00:14:40,388 --> 00:14:42,878
utarbeide egne rutiner, og så har

312
00:14:42,888 --> 00:14:45,609
skolene laget sine egne rutiner.

313
00:14:46,089 --> 00:14:48,759
Det er også noe som kan skape forvirring,

314
00:14:48,799 --> 00:14:50,939
og det vil kunne være i veien for en

315
00:14:50,949 --> 00:14:53,729
omforent praksis i kommunen. Med

316
00:14:53,739 --> 00:14:55,559
mindre dette er noe som er tydelig

317
00:14:55,569 --> 00:14:58,409
avklart. Vi ser

318
00:14:58,419 --> 00:15:00,509
også at det ofte er opp til den enkelte

319
00:15:00,519 --> 00:15:03,019
ansatte å gjøre seg kjent med rutiner.

320
00:15:04,349 --> 00:15:06,619
Ellers så er det jo ofte en gjennomgang

321
00:15:06,629 --> 00:15:09,099
av rutiner og prosedyrer på for eksempel

322
00:15:09,109 --> 00:15:11,929
planleggingsdager. Men da bør man

323
00:15:11,939 --> 00:15:14,779
ha i bakhodet hvordan man sikrer at

324
00:15:14,789 --> 00:15:17,189
eventuelle vikarer som kommer løpende i

325
00:15:17,199 --> 00:15:19,829
løpet av året, får tilgang og gjøres

326
00:15:19,839 --> 00:15:22,209
kjent med de eksisterende rutinene og

327
00:15:22,219 --> 00:15:22,839
prosedyrene.

328
00:15:25,259 --> 00:15:27,549
Vi ser også at det er flere kommuner som

329
00:15:27,559 --> 00:15:30,089
har gode rutiner og som har vært gode på

330
00:15:30,099 --> 00:15:32,159
å gjøre disse kjent for sine ansatte.

331
00:15:34,239 --> 00:15:35,989
Så er det greit å legge til at det også

332
00:15:35,999 --> 00:15:38,449
finnes andre rutiner og prosedyrer som

333
00:15:38,459 --> 00:15:40,829
sikrer regeletterlevelse slik som for

334
00:15:40,839 --> 00:15:43,249
eksempel faste møter eller

335
00:15:43,259 --> 00:15:46,009
avvikssystem. Så funnene våre

336
00:15:46,019 --> 00:15:48,609
spriker også her i alle retninger, og vi

337
00:15:48,619 --> 00:15:50,299
ser større variasjoner.

338
00:15:54,329 --> 00:15:57,119
Basert på disse funnene så har vi også

339
00:15:57,129 --> 00:15:58,809
her noen anbefalinger.

340
00:16:00,079 --> 00:16:02,859
Ha rutiner som sikrer kunnskap om

341
00:16:02,869 --> 00:16:05,339
aktivitetsplikten. Det er det første.

342
00:16:06,309 --> 00:16:09,099
Ha også i tankene hva som skal være med

343
00:16:09,139 --> 00:16:11,939
i en rutine. Den bør jo

344
00:16:11,949 --> 00:16:14,609
være utdypende nok, men det bør heller

345
00:16:14,619 --> 00:16:17,289
ikke være for mye informasjon eller for

346
00:16:17,299 --> 00:16:20,159
detaljert heller. Det må være mulig å

347
00:16:20,169 --> 00:16:21,379
forstå innholdet.

348
00:16:23,969 --> 00:16:26,859
Er rutinene tilpasset alle på skolen,

349
00:16:27,209 --> 00:16:29,560
både de som jobber med undervisning, men

350
00:16:29,570 --> 00:16:32,340
også de ansatte på sfo og de ansatte i

351
00:16:32,350 --> 00:16:34,930
kommunen. Og er rutinen gjort

352
00:16:34,940 --> 00:16:37,020
kjent fordi den gjelder for.

353
00:16:42,410 --> 00:16:45,100
Videre så bør man jo se på om rutinene er

354
00:16:45,110 --> 00:16:47,380
tilpasset alle skolene i kommunen.

355
00:16:47,950 --> 00:16:50,580
Hvis ikke, så er det fare for at skolene

356
00:16:50,590 --> 00:16:53,210
utarbeider egne rutiner uten at

357
00:16:53,220 --> 00:16:55,920
dette er avklart. Det kan jo

358
00:16:55,930 --> 00:16:58,780
utgjøre en sårbarhet for kommunen da man

359
00:16:58,790 --> 00:17:00,930
kan risikere ulik praksis.

360
00:17:02,100 --> 00:17:04,320
Det er viktig at man har rutiner som

361
00:17:04,330 --> 00:17:06,520
passer eller at skolene

362
00:17:06,850 --> 00:17:09,520
tilpasser egne rutiner. Men der dette da

363
00:17:09,530 --> 00:17:12,400
er avklart. I

364
00:17:12,410 --> 00:17:15,180
den sammenheng, så sørg også for at

365
00:17:15,190 --> 00:17:17,300
rutinen er lett tilgjengelig, og at det

366
00:17:17,310 --> 00:17:20,060
ikke finnes ulike versjoner av rutinen

367
00:17:20,100 --> 00:17:23,060
med ulik informasjon. En

368
00:17:23,070 --> 00:17:25,460
rutine må inneholde informasjon som

369
00:17:25,470 --> 00:17:27,880
sikrer at de ansatte oppfyller sine del

370
00:17:27,890 --> 00:17:29,990
plikter etter aktivitetsplikten.

371
00:17:32,580 --> 00:17:35,410
I tillegg så bør man sikre kunnskap

372
00:17:35,420 --> 00:17:38,230
om rutinene på flere måter enn at ansatte

373
00:17:38,240 --> 00:17:40,910
skal lese de selv. Kommunen

374
00:17:40,920 --> 00:17:43,430
eller skolens ledelse bør gå gjennom

375
00:17:43,440 --> 00:17:46,000
rutiner og prosedyrer med de ansatte.

376
00:17:46,870 --> 00:17:49,350
Det kan være lurt å drøfte innholdet i

377
00:17:49,360 --> 00:17:51,700
for eksempel møter eller lignende,

378
00:17:52,100 --> 00:17:54,570
slik at ansatte blir trygge i hva det

379
00:17:54,580 --> 00:17:56,680
betyr det som står i rutinene.

380
00:17:57,900 --> 00:17:59,840
Det er kommunens ansvar å sikre

381
00:17:59,850 --> 00:18:02,760
regeletterlevelse. Da bør en også

382
00:18:02,770 --> 00:18:05,080
sørge for, at skolens ansatte har

383
00:18:05,090 --> 00:18:07,170
tilstrekkelig kjennskap til rutinene.

384
00:18:07,950 --> 00:18:09,930
Og i den anledning så bør det ikke være

385
00:18:09,940 --> 00:18:12,731
slik at ansatte har et eget ansvar for å

386
00:18:12,741 --> 00:18:15,651
gjøre seg kjent med innholdet. For her

387
00:18:15,661 --> 00:18:18,451
jobber jo ofte ansatte under tidspress i

388
00:18:18,461 --> 00:18:21,431
tillegg. Det

389
00:18:21,441 --> 00:18:23,801
er ikke et lovkrav om, at enhver rutine

390
00:18:23,811 --> 00:18:25,951
og prosedyre skal være skriftlige, men

391
00:18:25,961 --> 00:18:28,391
ifølge veilederen til Kommunal- og

392
00:18:28,401 --> 00:18:30,641
Moderniseringsdepartement, vil

393
00:18:30,651 --> 00:18:33,041
skriftlighet ofte vern nødvendig ut fra

394
00:18:33,051 --> 00:18:34,791
en helhetlig tolkning av

395
00:18:34,801 --> 00:18:35,911
internkontrollkravet.

396
00:18:38,121 --> 00:18:40,941
Og i hvilken grad rutiner og prosedyrene

397
00:18:40,951 --> 00:18:42,981
skal dokumenteres og at det skal gjøres

398
00:18:42,991 --> 00:18:45,261
skriftlig, det følger jo også av

399
00:18:45,271 --> 00:18:48,241
dokumentasjonskravet i internkontroll.

400
00:18:48,251 --> 00:18:51,061
Bestemmelsens tredje ledd bokstav d

401
00:18:51,551 --> 00:18:53,901
som fastslår at internkontrollen skal

402
00:18:53,911 --> 00:18:56,171
dokumenteres i den formen, og det er

403
00:18:56,181 --> 00:18:57,681
omfanget som er nødvendig.

404
00:18:58,951 --> 00:19:01,671
For eksempel, så vil ofte en høy risiko

405
00:19:01,681 --> 00:19:03,831
for avvik innenfor et område

406
00:19:04,161 --> 00:19:06,171
tilsier at kommunen skriftlig

407
00:19:06,181 --> 00:19:08,871
dokumenterer rutiner og andre prosedyrer

408
00:19:08,881 --> 00:19:10,051
på det gjeldende området.

409
00:19:13,851 --> 00:19:16,821
Refleksjonsoppgave her er: hva har dere

410
00:19:16,831 --> 00:19:19,561
på plass av rutiner og prosedyrer for å

411
00:19:19,571 --> 00:19:22,441
sikre at alle ansatte oppfyller delene i

412
00:19:22,451 --> 00:19:25,011
aktivitetsplikten, og hvor ligger

413
00:19:25,021 --> 00:19:27,891
 utviklingspotensialet innenfor

414
00:19:27,901 --> 00:19:28,811
deres område?

415
00:19:33,711 --> 00:19:36,121
Internkontrollen skal sikre at kommunen

416
00:19:36,131 --> 00:19:38,791
avdekker avvik og risiko for avvik.

417
00:19:39,041 --> 00:19:41,601
Hensikten er at dere skal kunne følge opp

418
00:19:41,611 --> 00:19:44,201
avvik og risiko for avvik som er

419
00:19:44,211 --> 00:19:44,631
avdekket.

420
00:19:47,331 --> 00:19:50,281
Kommunen må avdekke avvik og risiko for

421
00:19:50,291 --> 00:19:53,151
avvik for å tilpasse internkontrollen

422
00:19:53,191 --> 00:19:56,042
og for igjen å kunne minimere avvik og

423
00:19:56,052 --> 00:19:58,882
risiko for avvik på skolemiljøområdet

424
00:19:59,252 --> 00:20:02,192
gjennom å sette inn tiltak. Dette

425
00:20:02,202 --> 00:20:04,672
er en nødvendig forutsetning for å sikre

426
00:20:04,682 --> 00:20:06,132
regelverksetterlevelse.

427
00:20:07,602 --> 00:20:09,752
Kommunen er derfor nødt til å skaffe

428
00:20:09,762 --> 00:20:12,752
oversikt over områder der det er fare for

429
00:20:12,762 --> 00:20:15,592
manglende regelverksetterlevelse og sette

430
00:20:15,602 --> 00:20:17,852
inn forebyggende og risikoreduserende

431
00:20:17,862 --> 00:20:20,842
tiltak. Kommunen må derfor

432
00:20:20,852 --> 00:20:23,392
ha et system for å innhente informasjon

433
00:20:23,432 --> 00:20:26,142
som kan avdekke om de ulike delpliktene

434
00:20:26,152 --> 00:20:27,152
blir oppfylt.

435
00:20:29,012 --> 00:20:31,512
Hvilke informasjonskilder tar dere i

436
00:20:31,522 --> 00:20:33,992
bruk for å avdekke avvik og risiko for

437
00:20:34,002 --> 00:20:36,872
avvik? Avvikssystem vil

438
00:20:36,882 --> 00:20:39,482
ofte være naturlig del i dette arbeidet.

439
00:20:40,072 --> 00:20:42,042
For gjennom avvikssystem, så kan jo for

440
00:20:42,052 --> 00:20:44,572
eksempel ansatte melde fra om brudd på

441
00:20:44,582 --> 00:20:45,772
regelverksetterlevelse.

442
00:20:47,212 --> 00:20:49,912
Dette kan likevel ikke nødvendigvis

443
00:20:49,922 --> 00:20:51,372
oppfylle kravet alene.

444
00:20:52,412 --> 00:20:55,152
Internkontrollen skal være systematisk,

445
00:20:55,212 --> 00:20:57,892
ikke tilfeldig og hendelsesbasert.

446
00:20:58,432 --> 00:21:00,462
Det betyr at kommunen eller

447
00:21:00,472 --> 00:21:03,342
fylkeskommunen må ha et system som sikrer

448
00:21:03,352 --> 00:21:04,902
at dette blir gjort.

449
00:21:08,502 --> 00:21:10,722
Våre funn når det gjelder det å avdekke

450
00:21:10,762 --> 00:21:13,572
avvik og risiko for avvik:

451
00:21:14,442 --> 00:21:17,372
Vi ser at flere kommuner tar i bruk,

452
00:21:17,382 --> 00:21:19,972
for eksempel rektormøter eller andre

453
00:21:19,982 --> 00:21:22,462
møter for å innhente informasjon.

454
00:21:23,362 --> 00:21:25,772
Det kan være møter da rektor deler

455
00:21:25,782 --> 00:21:27,952
informasjon med skoleeier om

456
00:21:27,962 --> 00:21:30,902
status på 9a på skolene.

457
00:21:32,382 --> 00:21:34,372
Igjen, så er det jo dette her med egen

458
00:21:34,382 --> 00:21:36,172
vurderinger, og om det er en

459
00:21:36,182 --> 00:21:38,262
tilstrekkelig kilde i seg selv.

460
00:21:39,302 --> 00:21:41,193
Hvordan vet rektor at man har

461
00:21:41,203 --> 00:21:43,173
tilstrekkelig oversikt på sin skole?

462
00:21:45,353 --> 00:21:48,233
Videre så ser vi at andre kommuner

463
00:21:48,243 --> 00:21:51,143
også har benyttet Refleks for å innhente

464
00:21:51,153 --> 00:21:53,583
informasjon. Der kan man jo også

465
00:21:53,593 --> 00:21:56,413
velge hvem man får informasjon fra,

466
00:21:56,453 --> 00:21:59,023
så der kan jo flere enn bare rektor

467
00:21:59,033 --> 00:22:00,203
svarer for eksempel.

468
00:22:02,333 --> 00:22:05,083
Andre kilder som kommuner tar i bruk, er

469
00:22:05,093 --> 00:22:07,793
for eksempel tall fra elevundersøkelsen

470
00:22:07,803 --> 00:22:09,923
og ungdata. Eller

471
00:22:09,933 --> 00:22:12,883
statistikk. Vi ser at noen kommuner har

472
00:22:12,893 --> 00:22:15,223
ført opp statistikk for for eksempel

473
00:22:15,233 --> 00:22:17,413
antall aktivitetsplaner på skolene,

474
00:22:17,773 --> 00:22:19,363
varslinger eller lignende.

475
00:22:20,813 --> 00:22:22,943
Andre bruker også vedtak fra

476
00:22:22,953 --> 00:22:25,543
statsforvalteren. Vi ser ikke

477
00:22:25,553 --> 00:22:27,453
alltid hvordan kommunen bruker

478
00:22:27,463 --> 00:22:30,043
informasjonen her, mens andre

479
00:22:30,053 --> 00:22:32,773
skoleeiere følger tett opp i saker der

480
00:22:32,783 --> 00:22:35,373
Statsforvalteren har fattet vedtak, så

481
00:22:35,383 --> 00:22:37,573
dette varierer ofte hvordan man bruker

482
00:22:37,583 --> 00:22:40,463
den informasjonen. Andre

483
00:22:40,473 --> 00:22:42,723
benytter også eksterne tilsyn eller

484
00:22:42,733 --> 00:22:45,093
kontroller for å avdekke avvik eller

485
00:22:45,103 --> 00:22:47,903
risiko for avvik. Og vi ser

486
00:22:47,913 --> 00:22:50,443
også at flere kommuner eller de

487
00:22:50,453 --> 00:22:53,323
fleste har et avvikssystem, men det

488
00:22:53,333 --> 00:22:55,863
er ganske variert hvordan man bruker

489
00:22:55,873 --> 00:22:58,853
dette avvikssystemet. Det er

490
00:22:58,863 --> 00:23:01,523
ofte gjentagende at mange ikke vet at et

491
00:23:01,533 --> 00:23:04,333
avvikssystem kan eller bør brukes

492
00:23:04,373 --> 00:23:05,823
for å melde avvik om

493
00:23:05,833 --> 00:23:07,113
regelverksetterlevelse.

494
00:23:08,523 --> 00:23:10,893
Mange ansatte har også oppgitt at de er

495
00:23:10,903 --> 00:23:13,403
usikre på hva de kan melde ifra om.

496
00:23:14,893 --> 00:23:17,633
Vi ser ofte at avvikssystem blir brukt

497
00:23:17,643 --> 00:23:20,243
til å melde fra om tekniske ting eller

498
00:23:20,253 --> 00:23:23,143
for eksempel vold mot ansatte, men

499
00:23:23,153 --> 00:23:24,594
kanskje ikke regelverksbrudd.

500
00:23:27,434 --> 00:23:29,224
Det er også greit å si at det ikke er

501
00:23:29,234 --> 00:23:31,924
nødvendig med et avvikssystem for å

502
00:23:31,934 --> 00:23:34,344
avdekke avvik og risiko for avvik, men da

503
00:23:34,354 --> 00:23:37,104
må man eventuelt ha noe annet som

504
00:23:37,114 --> 00:23:38,654
innhenter denne informasjonen.

505
00:23:43,464 --> 00:23:45,874
Vi ser når det kommer til dette med å

506
00:23:45,884 --> 00:23:48,634
følge opp avvik og risiko for avvik, så

507
00:23:48,644 --> 00:23:51,554
ser vi også ulike variasjoner ute i

508
00:23:51,564 --> 00:23:54,094
kommunene. Noen

509
00:23:54,104 --> 00:23:56,824
kommuner har dialog med rektor

510
00:23:56,834 --> 00:23:59,154
og skolen der de følger opp

511
00:23:59,194 --> 00:24:02,154
avvik. Andre kommuner

512
00:24:02,164 --> 00:24:04,874
gir for eksempel påminnelser til rektor

513
00:24:04,884 --> 00:24:06,814
om å rette opp avvik.

514
00:24:08,044 --> 00:24:09,974
I noen tilfeller så er det også opp til

515
00:24:09,984 --> 00:24:12,954
rektor hvordan avvik blir fulgt opp, og

516
00:24:12,964 --> 00:24:15,024
vi kan ikke nødvendigvis se hvordan

517
00:24:15,034 --> 00:24:17,354
kommunen bruker informasjonen i sitt

518
00:24:17,364 --> 00:24:19,064
arbeid med internkontrollen.

519
00:24:21,184 --> 00:24:24,014
I andre tilfeller, så ser vi at kommunen

520
00:24:24,024 --> 00:24:26,774
følger opp avvik eller risiko for avvik

521
00:24:26,784 --> 00:24:28,134
ved å endre rutiner.

522
00:24:29,184 --> 00:24:30,984
Spørsmålet er jo ofte om dette er

523
00:24:30,994 --> 00:24:33,894
tilfeldig, eller om det er systematisk.

524
00:24:34,504 --> 00:24:37,244
Ofte ser vi at endringer i rutiner

525
00:24:37,254 --> 00:24:39,964
er tilfeldig og gjerne at det

526
00:24:39,974 --> 00:24:41,984
skjer i forbindelse med at vi har åpnet

527
00:24:41,994 --> 00:24:43,834
tilsyn, men dette varierer.

528
00:24:45,604 --> 00:24:47,594
Vi kan ofte ikke se veldig tydelig

529
00:24:47,604 --> 00:24:49,754
hvordan informasjonen om avvik eller

530
00:24:49,764 --> 00:24:52,354
risiko for avvik er fulgt opp av

531
00:24:52,394 --> 00:24:52,824
kommunen.

532
00:24:56,844 --> 00:24:59,234
Noen anbefalinger fra oss når det kommer

533
00:24:59,244 --> 00:25:01,894
til dette med å avdekke avvik og risiko

534
00:25:01,904 --> 00:25:04,714
for avvik, er at det ofte ikke er nok

535
00:25:04,724 --> 00:25:07,324
med egenvurderinger. Det er flere

536
00:25:07,334 --> 00:25:09,765
kilder som må innhentes som for

537
00:25:09,775 --> 00:25:12,695
eksempel aktivitetsplaner fra skolene,

538
00:25:13,215 --> 00:25:16,005
informasjon fra rektorer og fra møter

539
00:25:16,015 --> 00:25:18,235
med rektorer, skoleledelsen,

540
00:25:18,275 --> 00:25:19,945
sosiallærere med flere.

541
00:25:20,835 --> 00:25:23,555
Informasjon fra foresatte, media

542
00:25:23,855 --> 00:25:26,305
eller publikum forøvrig kan også brukes.

543
00:25:26,795 --> 00:25:28,545
Det samme gjelder vedtak fra

544
00:25:28,555 --> 00:25:31,385
statsforvalteren. Tilsyn og

545
00:25:31,395 --> 00:25:34,275
elevundersøkelsen Ungdata med mer.

546
00:25:35,905 --> 00:25:38,165
Ofte så vil også jevnlige

547
00:25:38,175 --> 00:25:40,585
stikkprøver og kontroller være

548
00:25:40,595 --> 00:25:43,525
nødvendig for å avdekke avvik og risiko

549
00:25:43,535 --> 00:25:45,795
for avvik, og for å sikre

550
00:25:45,835 --> 00:25:47,595
systematikken i arbeidet.

551
00:25:50,455 --> 00:25:53,145
Vær også oppmerksom på når dere i

552
00:25:53,155 --> 00:25:55,485
kommunen får informasjon om at

553
00:25:55,495 --> 00:25:57,835
aktivitetsplikten ikke blir fulgt.

554
00:25:58,735 --> 00:26:01,635
Slik informasjon kan jo fås enten

555
00:26:01,675 --> 00:26:04,135
gjennom direkte eller indirekte

556
00:26:04,145 --> 00:26:07,125
informasjon fra foresatte. For

557
00:26:07,135 --> 00:26:10,025
eksempel, så kan det hende at foresatte

558
00:26:10,035 --> 00:26:11,965
formidler at de har gitt beskjed til

559
00:26:11,975 --> 00:26:14,605
skolen om barnets mistrivsel flere

560
00:26:14,615 --> 00:26:17,145
ganger uten at de opplever at noe skjer.

561
00:26:18,765 --> 00:26:21,375
I tillegg så kan man jo også bruke vedtak

562
00:26:21,385 --> 00:26:23,815
fra statsforvalteren. Er det

563
00:26:23,825 --> 00:26:25,865
konstatert brudd i vedtaket?

564
00:26:26,635 --> 00:26:29,595
Hvor ligger disse bruddene og ser vi

565
00:26:29,605 --> 00:26:32,295
likheter i flere vedtak og er

566
00:26:32,305 --> 00:26:35,015
tilstanden lik på flere av skolene i

567
00:26:35,025 --> 00:26:37,965
kommunen? Og man kan også

568
00:26:37,975 --> 00:26:40,215
ta i bruk informasjon fra ansatte.

569
00:26:43,395 --> 00:26:45,985
Vi ser at kommunene ofte innhenter

570
00:26:45,995 --> 00:26:48,525
mye informasjon, men hva med

571
00:26:48,535 --> 00:26:51,065
skriftlighet? Det blir litt

572
00:26:51,075 --> 00:26:53,716
vanskelig å se hvordan all informasjon er

573
00:26:53,726 --> 00:26:56,686
brukt til å avdekke avvik og risiko for

574
00:26:56,696 --> 00:26:59,166
avvik dersom det ikke er dokumentert.

575
00:27:00,296 --> 00:27:02,616
Det er fortsatt opp til kommunene å

576
00:27:02,626 --> 00:27:05,476
vurdere dokumentasjonen i den formen og

577
00:27:05,486 --> 00:27:07,646
det omfanget som er nødvendig.

578
00:27:08,306 --> 00:27:10,766
Men en liten anbefaling kan likevel være

579
00:27:10,776 --> 00:27:12,196
at det er en dokumentert.

580
00:27:16,606 --> 00:27:18,516
Våre anbefalinger når det gjelder dette

581
00:27:18,526 --> 00:27:21,156
med å følge opp avvik og risiko for

582
00:27:21,166 --> 00:27:24,056
avvik, det er å se nøyere på hva

583
00:27:24,066 --> 00:27:27,026
som er problemet. Det kommer jo da

584
00:27:27,036 --> 00:27:29,056
an på avviket, hvilket

585
00:27:29,066 --> 00:27:31,906
styringstiltak man anser som egnet i

586
00:27:31,916 --> 00:27:34,306
den konkrete saken eller tilfelle.

587
00:27:35,566 --> 00:27:37,436
Kan det være lurt med en samtale med

588
00:27:37,446 --> 00:27:40,356
skolen eller en lengre oppfølging? Det

589
00:27:40,366 --> 00:27:43,296
kan jo bero litt på om saken er akutt,

590
00:27:43,656 --> 00:27:45,726
eller om dette er en situasjon som har

591
00:27:45,736 --> 00:27:48,486
pågått over tid. Det

592
00:27:48,496 --> 00:27:50,806
kan være lurt å endre rutiner.

593
00:27:52,406 --> 00:27:54,876
Det kan også være lurt å arbeide aktivt

594
00:27:54,886 --> 00:27:57,316
med aktivitetsplikten. For

595
00:27:57,326 --> 00:27:59,456
eksempel ved at man har flere

596
00:27:59,466 --> 00:28:02,136
gjennomganger av denne, med ansatte.

597
00:28:02,896 --> 00:28:04,796
At det er rom for diskusjon og

598
00:28:04,806 --> 00:28:07,026
drøftelser. Og man kan

599
00:28:07,036 --> 00:28:09,986
eventuelt rigge til et system i kommunen

600
00:28:10,026 --> 00:28:12,996
som ruster for å hjelpe til ienkeltsaker.

601
00:28:17,766 --> 00:28:20,516
Refleksjonsoppgaver her er: hva har

602
00:28:20,526 --> 00:28:22,936
dere på plass når det gjelder å avdekke

603
00:28:22,946 --> 00:28:24,796
avvik og risiko for avvik?

604
00:28:25,946 --> 00:28:28,086
Hva har dere på plass når det gjelder det

605
00:28:28,096 --> 00:28:30,826
å følge opp avvik og risiko for avvik?

606
00:28:31,446 --> 00:28:33,766
Og hvor ligger utviklings

607
00:28:33,836 --> 00:28:36,087
potensialet innenfor dette området?

608
00:28:41,147 --> 00:28:43,887
Videre, så skal internkontrollen sikre,

609
00:28:43,897 --> 00:28:46,557
at kommunen evaluerer og ved behov 

610
00:28:46,567 --> 00:28:49,117
forbedrer skriftlige prosedyrer og andre

611
00:28:49,127 --> 00:28:49,837
tiltak.

612
00:28:52,567 --> 00:28:55,017
Skriftlige prosedyrer og andre tiltak

613
00:28:55,027 --> 00:28:57,997
skal evalueres. Ved behov, så

614
00:28:58,007 --> 00:29:00,917
må disse også eventuelt forbedres av

615
00:29:00,927 --> 00:29:03,907
kommunen. Loven oppstiller ikke

616
00:29:03,917 --> 00:29:06,507
noe krav til hvor ofte dette må gjøres,

617
00:29:06,597 --> 00:29:09,227
men det må naturlig nok for at man skal

618
00:29:09,237 --> 00:29:12,087
kunne gjøre forbedringer, evalueres med

619
00:29:12,097 --> 00:29:13,037
jevne mellomrom.

620
00:29:17,997 --> 00:29:20,927
Våre funn når det gjelder dette her med å

621
00:29:20,937 --> 00:29:23,887
evaluere og forbedre er at vi ser

622
00:29:23,897 --> 00:29:25,747
at noen kommuner har lagt inn

623
00:29:25,757 --> 00:29:28,437
evalueringer som en del av sitt årshjul.

624
00:29:29,467 --> 00:29:31,787
Andre har påminnelser i sitt

625
00:29:31,797 --> 00:29:34,407
saksbehandlingssystem som jevnlig minner

626
00:29:34,417 --> 00:29:37,327
om at for eksempel rutiner må evalueres.

627
00:29:38,867 --> 00:29:41,167
Andre kommuner har en plan for

628
00:29:41,177 --> 00:29:43,497
evaluering av for eksempel rutiner,

629
00:29:43,957 --> 00:29:46,327
men så ser vi ofte at det er en manglende

630
00:29:46,337 --> 00:29:49,197
gjennomføring av denne planen, eller

631
00:29:49,237 --> 00:29:51,187
at dette ikke dokumenteres.

632
00:29:53,337 --> 00:29:55,647
Noen kommuner evaluerer og

633
00:29:55,657 --> 00:29:58,277
forbedre etter tilfeldige funn.

634
00:29:59,257 --> 00:30:01,817
Da mangler jo ofte og systematikken i

635
00:30:01,827 --> 00:30:04,397
evalueringen. Det kan for

636
00:30:04,407 --> 00:30:06,927
eksempel være at man har avdekket mangler

637
00:30:06,937 --> 00:30:09,367
ved en egen rutine etter at det har blitt

638
00:30:09,377 --> 00:30:12,187
åpnet tilsyn. Så ideelt sett,

639
00:30:12,227 --> 00:30:14,637
så burde jo dette vært fanget opp av

640
00:30:14,647 --> 00:30:17,097
systematikken på et tidligere tidspunkt.

641
00:30:20,788 --> 00:30:23,438
Våre anbefalinger er at kommunen eller

642
00:30:23,448 --> 00:30:25,968
fylkeskommunen bør ha en plan som er

643
00:30:25,978 --> 00:30:28,898
realistisk å gjennomføre. Og

644
00:30:28,948 --> 00:30:30,858
at man faktisk gjennomfører planen.

645
00:30:31,858 --> 00:30:34,808
Husk at dette er et systematisk arbeid.

646
00:30:35,088 --> 00:30:37,338
Det kan være lurt å for eksempel legge

647
00:30:37,348 --> 00:30:39,978
inn planlagte evalueringer i et årshjul.

648
00:30:40,678 --> 00:30:42,708
Da kan man sikre at det faktisk

649
00:30:42,718 --> 00:30:45,338
gjennomføres. Hvem skal for

650
00:30:45,348 --> 00:30:47,708
eksempel ha ansvaret for at dette

651
00:30:47,718 --> 00:30:50,548
gjennomføres? Husk

652
00:30:50,558 --> 00:30:53,398
også å ikke bare evaluere rutiner,

653
00:30:53,478 --> 00:30:55,908
men også andre tiltak man har satt inn

654
00:30:55,918 --> 00:30:57,968
for å sikre regelverksetterlevelse.

655
00:30:58,988 --> 00:31:01,708
Det kan for eksempel være tett oppfølging

656
00:31:01,718 --> 00:31:04,468
på skoler, møtevirksomheter

657
00:31:04,758 --> 00:31:07,738
eller andre tiltak. Hvordan har

658
00:31:07,748 --> 00:31:10,578
disse tiltakene fungert? Er det noen

659
00:31:10,588 --> 00:31:13,358
svakheter eller styrker ved disse

660
00:31:13,368 --> 00:31:15,688
tiltakene? Sikrer de

661
00:31:15,698 --> 00:31:18,578
regeletterlevelse? Når man ut

662
00:31:18,618 --> 00:31:21,168
til alle skolene det gjelder og de

663
00:31:21,178 --> 00:31:22,578
ansatte det gjelder for?

664
00:31:23,928 --> 00:31:26,318
Det kan være noen lure spørsmål å stille

665
00:31:26,328 --> 00:31:26,568
seg.

666
00:31:29,138 --> 00:31:31,978
Og basert på det så har vi også laget en

667
00:31:32,018 --> 00:31:34,408
liten oppsummering, en liste

668
00:31:34,418 --> 00:31:37,308
over hva man kan tenke på når man skal

669
00:31:37,318 --> 00:31:40,138
evaluere. Tenk for eksempel,

670
00:31:40,178 --> 00:31:42,998
når skal dere evaluerer, hva

671
00:31:43,038 --> 00:31:45,798
skal dere evaluere, og hvordan

672
00:31:45,898 --> 00:31:47,838
eller hvem skal evalueres?

673
00:31:49,208 --> 00:31:51,908
Og det samme gjelder med forbedring. Når

674
00:31:51,918 --> 00:31:54,878
skal man forbedre? Hva skal man forbedre

675
00:31:55,248 --> 00:31:58,148
og hvordan eller hvem skal forbedre?

676
00:31:59,728 --> 00:32:02,458
Dette er en liste som kun er ment som et

677
00:32:02,498 --> 00:32:05,419
eksempel. Den må gjerne tilpasses det

678
00:32:05,429 --> 00:32:06,339
enkelte kommune.

679
00:32:10,519 --> 00:32:13,329
Refleksjonsoppgave i denne anledning

680
00:32:13,339 --> 00:32:15,989
er: hva har dere på plass når det gjelder

681
00:32:15,999 --> 00:32:18,929
det å evaluere og eventuelt forbedre

682
00:32:18,939 --> 00:32:21,549
skriftlige rutiner og andre tiltak for

683
00:32:21,559 --> 00:32:24,349
aktivitetsplikten? Og hvor ligger

684
00:32:24,359 --> 00:32:26,709
utviklingspotensialet innenfor dette

685
00:32:26,719 --> 00:32:27,259
området.

686
00:32:32,029 --> 00:32:34,779
Oppsummeringsvis så kan vi si

687
00:32:34,789 --> 00:32:37,709
at det vi har sett i våre tilsyn er at

688
00:32:37,719 --> 00:32:40,109
det er sprikende funn så langt.

689
00:32:40,999 --> 00:32:43,789
Vi ser veldig mye bra, og det er flere

690
00:32:43,799 --> 00:32:45,639
kommuner som er godt på vei til å

691
00:32:45,649 --> 00:32:47,679
oppfylle kravet til internkontrollen.

692
00:32:48,729 --> 00:32:51,199
Likevel har det på tidspunktet for

693
00:32:51,209 --> 00:32:53,739
tilsynet ofte ikke vært tilstrekkelig

694
00:32:53,779 --> 00:32:56,649
enda. Så langt har vi

695
00:32:56,659 --> 00:32:59,599
kun hatt tilsyn med en kommune som fikk

696
00:32:59,609 --> 00:33:02,219
oppfylt på internkontrollkravet i

697
00:33:02,229 --> 00:33:03,079
tilsynene våre.

698
00:33:06,219 --> 00:33:09,149
Vi ser små forskjeller når det kommer til

699
00:33:09,159 --> 00:33:11,939
om det er en liten eller stor kommune det

700
00:33:11,949 --> 00:33:13,849
er snakk om når det gjelder hva vi

701
00:33:13,859 --> 00:33:16,169
finner. Så det er ikke nødvendigvis en

702
00:33:16,179 --> 00:33:17,049
sammenheng der.

703
00:33:19,699 --> 00:33:22,569
De aller fleste vi fører tilsyn med har

704
00:33:22,579 --> 00:33:24,799
som regel noe å bli bedre på.

705
00:33:25,359 --> 00:33:27,669
Enten er det i internkontrollen,

706
00:33:28,139 --> 00:33:31,009
eller så er det aktivitetsplikten og noen

707
00:33:31,019 --> 00:33:32,309
ganger begge deler.

708
00:33:36,139 --> 00:33:38,729
Det gjenstår da for oss å si lykke til

709
00:33:38,739 --> 00:33:40,969
videre i arbeidet med

710
00:33:40,979 --> 00:33:41,969
internkontrollen.

711
00:33:44,479 --> 00:33:46,869
Det er også anledning til å stille

712
00:33:46,879 --> 00:33:49,340
spørsmål i chatten vår nå.

713
00:33:49,1000 --> 00:33:52,280
Skulle dere har kommet på spørsmål på et

714
00:33:52,290 --> 00:33:54,360
senere tidspunkt, så er det bare å ta

715
00:33:54,370 --> 00:33:57,200
kontakt på epost eller telefon som

716
00:33:57,210 --> 00:34:00,110
er oppgitt her. Takk for oppmerksomheten

717
00:34:00,120 --> 00:34:00,300
deres.